Gestion documentaire

Gestion des documents / Contrôle des documents / Logiciel GED
Formulaires / Enregistrements / Documents contrôlés ISO

Gestion documentaire

Bénéfices

Réduit les risques

  • Assure que les utilisateurs consultent uniquement les documents en vigueur, approuvés et valides.
  • Assure que les utilisateurs soient informés de tous changements.
  • Renforce les processus de communication de directives, instructions, changements et autres.
  • Élimine le bouche à oreille et autres moyens inefficaces de communication.
  • Réduit les risques d’utiliser une mauvaise information ou de ne pas avoir pris connaissance d’un changement qui pourrait avoir des conséquences graves.

Augmente l’accès et la qualité de l’information

  • Facilite la recherche et la consultation des documents, et maximise leur utilisation.
  • Permet la diffusion des documents sur l'internet (tablettes ou téléphones) sans duplication, sans effort et en toute sécurité pour les clients, fournisseurs, employés ou autres.
  • Permet de facilement partager les documents et uniformiser les façons de faire à l'ensemble des départements et sites, et d’éliminer les doublons de documents.
  • Fournit une information de qualité, précise, en temps réel, centralisée, accessible au bout des doigts.

Sécurité, conformité et confiance

  • Assure un contrôle sécuritaire et simple des modifications et des accès aux documents.
  • Assure une traçabilité complète et sans effort.
  • Facilite la conservation et la protection des données passées.
  • Augmente la confiance des auditeurs, clients et partenaires.
  • Réduit les problèmes et les non-conformités associés à la maîtrise des documents et des changements.
  • Facilite les audits internes et externes.

Efficacité et productivité

  • Automatise et accélère les processus de modification, approbation, diffusion et archivage, et réduit les délais.
  • Réduit le personnel et le temps nécessaire au maintien de la documentation.
  • Élimine les signatures manuscrites.
  • Réduit ou élimine les copies papiers contrôlées.
  • Élimine la paperasse, les chiffriers, les registres, etc.
  • Élimine les oublis, les retards et les délais grâce aux rappels automatiques et aux tableaux de bord.

Fonctionnalités

Gestion des documents, enregistrements, communications et processus

  • Permet de gérer tous types de documents à versions multiples :
    • Procédures, méthodes, instructions
    • Fiches techniques
    • Plans, devis, manuels
    • Formulaires vierges
    • Matériel de formation
    • Fiches signalétiques (SIMDUT)
    • Fiches de cadenassage
    • Plan de mesures d’urgences
    • Documents destinés aux fournisseurs
    • Documents destinés aux clients
  • Permet de gérer tous types d’enregistrements :
    • Formulaires complétés (contenant des données)
    • Documents numérisés
    • Rapports
    • Photos et vidéos
    • Pièces justificatives
    • Factures et autres documents comptables
  • Permet de communiquer et de diffuser des consignes et des nouvelles :
    • Consignes ou directives spéciales (ex : prochain quart de travail, bris d’équipement, commande spéciale, etc.)
    • Communications diverses (ex : nouvelles de l’entreprise, évènements, etc.)
    • Diffusion automatisée à un groupe de personnes
    • Avec ou sans confirmation de lecture
  • Permet d’automatiser tous types de processus d’approbation :
    • Demandes de permis, d’achat, etc.
    • Demande de vacances, de remplacement, etc.
    • Approbation de factures, comptes de dépenses, etc.
    • Tous types de demandes à approuver
  • Voûte centrale qui contrôle et protège tous les documents.
  • Prend en charge tous les types de fichiers (texte, image, audio, vidéo, etc.).
  • Importation de tous les documents dans la voûte tels quels sans réédition ou conversion.
  • Plan de classification qui structure le classement des documents.

Consultation

  • Outils de recherche qui facilitent la recherche et la consultation.
  • Possibilité de conversion automatique en format PDF lors de la consultation.
  • Mise en ligne sécurisée et contrôlée des documents sur l’internet et sur appareils mobiles (tablettes et téléphones) en toute sécurité pour les employés en déplacement, les fournisseurs, les clients et les autres utilisateurs externes grâce au portail web (voir module Portail Web).
  • Liens dynamiques entre les documents afin de permettre la navigation entre documents.

Modification

  • Gestion des rôles et des accès par dossier et par document.
  • Contrôle de la création, des modifications et des versions de documents.
  • Prise en charge des modèles de documents (« Templates »).
  • Protection de vos modifications inachevées (concept de « check-in / check-out »).
  • Prise en charge des délais de révision obligatoire (ex : 12, 24, 36 mois) et rappels automatiques.

Vérification / Approbation

  • Cycles automatisés de vérification, d’approbation et de diffusion (« workflows »).
  • Signatures électroniques.

Diffusion

  • Fonctions de diffusion (Avis de nouvelle version) avec ou sans confirmation de lecture.
  • Gestion des exemplaires secondaires et des localisations.
  • Inventaires des documents physiques actifs par localisation
  • Demandes de remplacement et accusés de réception.
  • Gestion de prêts de document.

Archivage / Conservation / Disposition / Traçabilité

  • Historique et registre des modifications automatisés.
  • Archivage automatisé des versions précédentes.
  • Archivage et protection des informations inactives.
  • Calendriers de conservation, règles de disposition des documents et rappels automatiques.
  • Génération de listes de déclassement pour procéder à l’épuration et archivage de vos documents.

Mode formulaire

  • Un mode « Formulaire » qui permet de désigner et traiter un document comme un formulaire :
    • Permet aux utilisateurs de compléter des formulaires directement à partir d’IsoVision.
    • Peut être utilisé pour gérer des enregistrements et/ou des processus d’approbation.
    • Une copie automatique du formulaire vierge original est créée.
    • L’utilisateur peut compléter le formulaire.
    • Archivage automatique du formulaire lorsqu’il est complété.
    • Avis automatique aux responsables (optionnel / workflow personnalisable).
    • Cycle automatisé de vérification et/ou approbation (optionnel / workflow personnalisable).
    • Diffusion du formulaire complété et/ou transmission automatique de la décision avec ou sans confirmation de lecture (optionnel / workflow personnalisable)

Autres caractéristiques

  • Nombreux rapports et indicateurs de performance disponibles.
  • Suivi facile de l’avancement des processus en cours
  • Identification rapide des retards grâce aux tableaux de bord.
  • Rappels automatiques et escalade en cas de retard.
  • Flexible et entièrement personnalisable.
  • Multi-utilisateurs, multi-sites et multi normes.
  • Satisfait aux exigences des normes telles que ISO, AS, TS, OHSAS, FSC, SFI, HACCP, CSA, BNQ et autres normes semblables.

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